Documents
Classer les documents, pieces, versions et justificatifs rattaches aux clients, dossiers et devis.
Les documents portent les preuves du travail: fichiers, pieces attendues, justificatifs, versions et liens metier.
Modele MVP
| Objet | Role |
|---|---|
| Document | Element documentaire principal avec titre, type, statut et proprietaire |
| Piece | Document attendu dans un dossier ou une suite finance |
| Version | Fichier date et remplacable selon les droits |
| Lien metier | Rattachement a un client, dossier, devis, facture ou export |
| Statut | A classer, a verifier, valide, refuse, archive ou non applicable selon le cas |
Un document peut exister avant son classement complet. S'il manque un lien important, Aujourd'hui peut creer une action de classement.
Types Utiles
- contrat;
- devis;
- facture;
- justificatif;
- piece client;
- photo ou preuve terrain;
- document administratif;
- document de dossier;
- autre document.
Le type sert a retrouver, verifier et exporter. Il ne doit pas transformer le MVP en gestion documentaire exhaustive.
Documents Et Dossiers
Un dossier peut demander une piece sans la rendre obligatoire des sa creation. La piece devient bloquante seulement si elle conditionne une suite concrete: envoi d'un devis, emission d'une facture, validation, controle ou livraison.
Bonnes Pratiques
- Rattacher un document au bon client ou dossier des que possible.
- Garder un titre comprehensible sans y placer de secret.
- Remplacer un fichier par une nouvelle version quand l'historique compte.
- Refuser ou marquer non applicable une piece attendue plutot que la laisser ouverte.
- Utiliser les exports contextuels quand une passation est necessaire.
A Eviter
- Laisser des documents critiques sans client ou dossier.
- Mettre un acces confidentiel dans un document non prevu pour cela.
- Afficher un extrait sensible dans une liste globale.
- Confondre document archive et document supprime.